¿Se puede convocar una junta y adoptar acuerdos por WhatsApp?
WhatsApp se ha convertido en una herramienta habitual para comunicarse dentro de las comunidades de propietarios. Muchos vecinos utilizan grupos para avisar de averías, comentar problemas del edificio o compartir información sobre reuniones.
Pero ¿qué ocurre cuando el presidente de la comunidad decide utilizar ese mismo grupo para convocar una junta? ¿Y si propone realizar una votación por WhatsApp para aprobar una obra o contratar un servicio?
Aunque pueda parecer una solución rápida y cómoda, no todas las decisiones tomadas a través de WhatsApp tienen validez legal.
La Ley de Propiedad Horizontal establece determinados requisitos para convocar juntas, garantizar la participación de los propietarios y adoptar acuerdos. Por eso, antes de sustituir una reunión por una conversación de WhatsApp, conviene conocer qué permite la normativa y qué riesgos puede asumir la comunidad.
¿Es legal convocar una junta de propietarios por WhatsApp?
La Ley de Propiedad Horizontal no prohíbe expresamente el uso de WhatsApp para comunicar una convocatoria. Sin embargo, esto no significa que enviar un mensaje al grupo de vecinos sea suficiente en todos los casos.
El artículo 16 de la Ley de Propiedad Horizontal establece cómo deben convocarse las juntas de propietarios y qué información debe incluirse. Además, remite al sistema de notificaciones previsto en el artículo 9.
Para utilizar WhatsApp como medio de convocatoria con garantías, es importante que exista una aceptación adecuada de ese canal por los propietarios afectados, que pueda acreditarse la recepción de la comunicación y que se respeten los requisitos legales.
Por tanto, WhatsApp puede servir como medio de comunicación, pero su utilización debe garantizar que los propietarios reciben correctamente la convocatoria.
Una comunidad no debería depender exclusivamente de un grupo informal en el que puede haber vecinos que no participan, han cambiado de número o simplemente no utilizan esta aplicación.
¿Qué requisitos debe cumplir la convocatoria de una junta?
Independientemente del medio utilizado para comunicarla, una convocatoria debe incluir la información necesaria para que los propietarios conozcan los asuntos que se van a tratar y puedan participar.
- La fecha, hora y lugar de celebración de la junta.
- El orden del día, con los asuntos que se someterán a consideración.
- La identificación de quien realiza la convocatoria.
- La información relativa a la primera y, cuando corresponda, segunda convocatoria.
- La relación de propietarios con deudas vencidas y la advertencia legal sobre la posible privación del derecho de voto.
También deben respetarse los plazos de convocatoria.
En las juntas ordinarias anuales, la citación debe realizarse con una antelación mínima de seis días. En las extraordinarias, debe facilitarse con la antelación posible para que llegue al conocimiento de todos los interesados.
No basta, por ejemplo, con que el presidente escriba en el grupo «Mañana nos reunimos para decidir qué hacemos con el ascensor».
Aunque algunos vecinos respondan afirmativamente, podrían existir problemas si no se ha convocado correctamente a todos los propietarios.
¿Se pueden aprobar acuerdos mediante una votación por WhatsApp?
Aquí encontramos una diferencia importante entre comunicar información y adoptar acuerdos.
El artículo 17 de la Ley de Propiedad Horizontal regula la adopción de acuerdos en las juntas de propietarios y establece diferentes mayorías según la decisión que deba tomarse.
No todas las votaciones se resuelven contando simplemente cuántos vecinos han escrito «sí» o «no».
En muchos casos, también deben tenerse en cuenta las cuotas de participación, la situación de los propietarios respecto a las deudas comunitarias y las mayorías exigidas para cada acuerdo.
Por ese motivo, una votación informal dentro de un grupo de WhatsApp no debe considerarse automáticamente equivalente a un acuerdo válido de la junta de propietarios.
¿Qué ocurre si todos los vecinos están de acuerdo?
Imaginemos que una comunidad necesita sustituir las luces del portal y el presidente propone contratar a una empresa mediante una votación en WhatsApp.
Todos los participantes responden favorablemente. ¿Significa eso que el acuerdo es válido? No necesariamente.
Antes habría que comprobar si todos los propietarios han participado, si se ha respetado el procedimiento exigible y si la decisión requiere un acuerdo formal de la junta.
Incluso cuando existe unanimidad entre quienes participan en la conversación, pueden surgir problemas si algún propietario no ha sido informado adecuadamente o si no se han observado las formalidades legales.
La conformidad expresada por mensajes puede ayudar a conocer la opinión de los vecinos, pero no sustituye por sí sola el procedimiento legal cuando este resulta necesario.
¿Puede celebrarse una junta de propietarios de forma telemática?
La posibilidad de celebrar reuniones a distancia es otra cuestión distinta de realizar una votación en WhatsApp.
Una reunión telemática mediante videoconferencia puede permitir que los vecinos intervengan, debatan y expresen su voto sin encontrarse físicamente en el mismo lugar.
Sin embargo, deben analizarse las condiciones legales para su celebración, los estatutos de la comunidad y las garantías de participación.
Entre los aspectos que conviene asegurar están la identificación de los propietarios, la posibilidad de intervenir durante la reunión, la acreditación de las representaciones, el cómputo correcto de los votos y la elaboración del acta.
En cambio, un grupo de WhatsApp donde cada vecino responde cuando quiere no ofrece necesariamente esas mismas garantías.
Por tanto, una videoconferencia organizada con las garantías correspondientes no es lo mismo que una votación informal mediante mensajes.
¿Qué ocurre si un vecino no tiene WhatsApp?
Una comunidad de propietarios no puede dejar sin información a un vecino por el simple hecho de que no utilice determinadas herramientas digitales.
Imaginemos una comunidad de veinte viviendas en la que diecinueve propietarios forman parte de un grupo de WhatsApp, pero uno de ellos no dispone de teléfono inteligente.
Si la convocatoria se comunica únicamente en ese grupo, el propietario que ha quedado fuera podría no conocer la celebración de la junta.
Esto puede generar problemas sobre la validez de la convocatoria y de los acuerdos adoptados.
La comunidad debe garantizar que todos los propietarios sean convocados conforme al procedimiento legal, independientemente de sus conocimientos tecnológicos.
Por ello, conviene mantener medios alternativos de comunicación cuando sean necesarios.
¿Se puede impugnar un acuerdo aprobado por WhatsApp?
Sí, un acuerdo que se presente como adoptado por la comunidad podría ser cuestionado judicialmente si no se han respetado los requisitos legales.
El artículo 18 de la Ley de Propiedad Horizontal contempla distintas causas de impugnación, entre ellas que los acuerdos sean contrarios a la ley o a los estatutos.
Pueden surgir problemas en situaciones como estas.
- Un propietario no ha sido convocado correctamente.
- Se ha impedido la participación de algún vecino.
- No se han respetado las mayorías exigidas.
- Se han aprobado asuntos sin seguir el procedimiento correspondiente.
- No existe documentación suficiente que permita acreditar cómo se adoptó el acuerdo.
Con carácter general, el plazo de impugnación es de tres meses, aunque se amplía a un año cuando el acuerdo es contrario a la ley o a los estatutos. Para los propietarios ausentes, el plazo se cuenta desde la comunicación del acuerdo en los términos legales.
No obstante, cada situación debe estudiarse individualmente, ya que no cualquier irregularidad produce automáticamente la nulidad de un acuerdo.
¿Para qué puede utilizarse WhatsApp en una comunidad de propietarios?
Aunque no sea recomendable utilizarlo como sustituto de una junta, WhatsApp puede resultar práctico para mejorar la comunicación cotidiana entre vecinos.
Por ejemplo, puede utilizarse para recordar la fecha de una reunión ya convocada, comunicar una incidencia en el ascensor, avisar de una interrupción del suministro de agua o informar de trabajos de mantenimiento.
También puede servir para compartir documentación informativa o recoger opiniones antes de plantear formalmente un asunto en la próxima junta.
La diferencia está en entender que una cosa es facilitar la comunicación y otra muy distinta sustituir los procedimientos de decisión establecidos legalmente.
Además, la utilización de grupos debe respetar la privacidad y la normativa de protección de datos, especialmente cuando se comparten números de teléfono o información personal.
¿Cómo evitar problemas con las convocatorias y acuerdos de la comunidad?
La mejor manera de evitar conflictos es establecer un procedimiento claro para comunicar las juntas y documentar las decisiones.
El presidente y el administrador de fincas deben procurar que todas las convocatorias se realicen correctamente, que los propietarios reciban la información necesaria y que los acuerdos se adopten conforme a las mayorías exigidas.
También es importante que las decisiones queden reflejadas en el libro de actas, tal como establece el artículo 19 de la Ley de Propiedad Horizontal.
De esta manera, la comunidad podrá aprovechar las ventajas de las herramientas digitales sin poner en riesgo la validez de sus decisiones.
¿Y si un propietario cuestiona una decisión que solo consta en el chat?
WhatsApp puede ser una herramienta útil para organizar una comunidad de propietarios, informar de incidencias e incluso facilitar determinadas comunicaciones relacionadas con las juntas.
Sin embargo, convocar correctamente una reunión y adoptar acuerdos válidos exige respetar los requisitos establecidos en la Ley de Propiedad Horizontal.
Si surge una discrepancia, conviene poder acreditar cómo se convocó a los propietarios, qué se votó y cómo quedó recogida la decisión en el acta.
Si necesitas asesoramiento para organizar las convocatorias o documentar los acuerdos de tu comunidad, en GD Fincas podemos ayudarte.
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