¿Quién debería guardar las llaves de las zonas comunes del edificio?
“¿Quién tiene la llave de la azotea?”
“Creo que el presidente”.
“Pues ha cambiado el presidente”.
“¿Y la del cuarto de contadores?”
“Esa la tenía el antiguo portero”.
Parece una tontería hasta que un técnico necesita entrar urgentemente y nadie sabe dónde están las llaves.
En una comunidad pueden existir llaves del cuarto de contadores, cubierta, sala de telecomunicaciones, cuarto del ascensor, instalaciones de agua, cuartos comunitarios, garaje o zonas técnicas.
La primera idea importante es que la Ley de Propiedad Horizontal no establece una regla general diciendo que todas las llaves de la comunidad deban estar siempre en poder del presidente o del administrador.
Lo que sí permite la ley es que la comunidad establezca normas sobre la utilización de los servicios y elementos comunes y adopte acuerdos para organizar su funcionamiento. Además, el presidente representa legalmente a la comunidad y el administrador debe velar por el buen régimen de la finca, sus instalaciones y servicios.
Por tanto, más que preguntar “¿quién tiene derecho a todas las llaves?”, conviene preguntar:
¿Quién necesita realmente cada llave y para qué?
¿Tiene que guardar todas las llaves el presidente?
No existe una norma general que diga que el presidente deba tener absolutamente todas las llaves del edificio.
El presidente representa a la comunidad, pero eso no significa que tenga que llevar encima un llavero con veinte copias.
La comunidad puede organizar la custodia de diferentes maneras.
- En poder del presidente.
- Custodiadas por el administrador.
- En una caja de llaves segura dentro del edificio.
- En manos del conserje o portero.
- Entregadas también a una empresa de mantenimiento cuando sea necesario.
Lo importante es que exista un sistema conocido y controlado.
Porque si el único juego lo tiene el presidente y se marcha dos semanas de vacaciones, tenemos un problema.
Y si existen quince copias repartidas y nadie sabe quién las tiene, tenemos otro.
¿Puede tener copias el administrador de fincas?
Sí, si la comunidad así lo organiza o le atribuye esa función.
El artículo 20 de la Ley de Propiedad Horizontal establece que corresponde al administrador velar por las instalaciones y servicios del edificio, atender su conservación, disponer medidas urgentes cuando sea necesario y ejecutar los acuerdos de la comunidad. La Junta también puede encomendarle otras funciones.
Por tanto, resulta totalmente lógico que en muchas comunidades el administrador de fincas disponga de copias de determinadas llaves para facilitar la entrada de técnicos o gestionar incidencias.
Pero tampoco significa que el administrador necesite necesariamente una copia de cada puerta.
Una llave de un pequeño cuarto utilizado exclusivamente por el personal de limpieza puede organizarse de una forma, mientras que el acceso a una instalación eléctrica o a una sala técnica puede necesitar otro control.
¿Todos los vecinos tienen derecho a una llave de la azotea?
Depende del tipo de azotea.
No es lo mismo una terraza comunitaria destinada al uso de los vecinos que una cubierta técnica a la que normalmente solo se accede para mantenimiento.
La Ley de Propiedad Horizontal permite a la comunidad establecer normas de régimen interior para regular la utilización de servicios y cosas comunes.
Por eso una comunidad puede organizar el acceso a la cubierta de manera razonable.
Imagina una azotea que contiene antenas, maquinaria de climatización, placas solares o zonas sin protección adecuada para un uso recreativo.
No tendría mucho sentido entregar una llave a cada vivienda simplemente porque la cubierta sea un elemento común.
Ser propietario de una parte del edificio no significa que cualquier zona técnica tenga que permanecer abierta para entrar cuando quieras.
En cambio, si hablamos de una terraza comunitaria habilitada precisamente para que la utilicen los propietarios, la situación puede ser diferente.
Hay que mirar el destino del espacio, sus condiciones de seguridad, los estatutos y las normas aprobadas por la comunidad.
¿Qué pasa con el cuarto de contadores eléctricos?
Aquí ya entramos en instalaciones sujetas a normas técnicas específicas.
El Reglamento Electrotécnico para Baja Tensión establece requisitos concretos para los locales y armarios donde se concentran los contadores eléctricos.
Por ejemplo, los armarios y locales deben contar con las condiciones de acceso y seguridad correspondientes y sus puertas utilizan sistemas de cierre relacionados con la empresa distribuidora. La normativa establece expresamente que determinados armarios deben disponer de la cerradura normalizada por la empresa suministradora.
Por eso no es una buena idea pensar:
“Como es un cuarto comunitario, hacemos veinte copias y que entre quien quiera”.
En un recinto con instalaciones eléctricas interesa controlar quién accede y evitar manipulaciones.
Si un propietario necesita realizar una actuación relacionada con su suministro, se coordina el acceso cuando sea necesario.
¿Y las llaves del cuarto de telecomunicaciones?
En este caso la normativa es todavía más clara.
Los recintos de instalaciones de telecomunicaciones del edificio son elementos comunes y su acceso debe estar controlado.
La normativa estatal establece que la llave puede estar en poder del presidente de la comunidad, del propietario del edificio o de las personas en quienes deleguen.
Además, esas personas deben facilitar el acceso a los operadores cuando necesiten realizar trabajos de instalación o mantenimiento. Incluso se contempla la posibilidad de disponer de una caja común de llaves y entregar acceso a empresas encargadas del mantenimiento de las telecomunicaciones.
Este es un buen ejemplo de por qué no podemos aplicar la misma regla a todas las puertas del edificio.
Cada instalación puede tener sus propias necesidades y normas.
¿Puede cualquier vecino entrar al cuarto del ascensor?
Tampoco debería tratarse como un trastero comunitario.
Los espacios relacionados con la maquinaria, maniobra y mantenimiento del ascensor son zonas técnicas.
La actual normativa de ascensores exige mantener e inspeccionar, entre otros elementos, los accesos, puertas y cerraduras de los cuartos de máquinas o armarios de maniobra.
En la práctica, el acceso debe estar disponible para las empresas conservadoras y los técnicos que tengan que intervenir, pero eso no significa que todos los propietarios necesiten una llave para entrar libremente.
Además, esos recintos no deberían convertirse en el lugar donde guardar bicicletas, cajas, pintura o muebles viejos.
Que sobre espacio no convierte una sala técnica en almacén.
¿Puede una empresa de mantenimiento quedarse una copia?
En determinados casos sí, y puede ser incluso conveniente.
Piensa en el ascensor, telecomunicaciones, sistemas de bombeo, piscinas o instalaciones que necesitan revisiones periódicas.
Si cada vez que llega un técnico tiene que localizar al presidente, esperar a que salga del trabajo y quedar con él, la gestión se complica muchísimo.
La comunidad puede organizar la entrega de una copia al proveedor cuando resulte necesaria.
Pero debería hacerse con control.
- Qué empresa tiene la llave.
- Qué puerta abre.
- Cuántas copias se han entregado.
- Cuándo se entregaron.
- Quién autorizó esa entrega.
- Si debe devolverse al terminar el contrato.
Parece excesivo hasta que cambia la empresa de mantenimiento y nadie recuerda que el antiguo proveedor todavía conserva una llave del edificio.
¿Qué ocurre cuando cambia el presidente?
Este es uno de los momentos en los que más llaves desaparecen.
Termina el mandato y el nuevo presidente recibe el libro de actas y alguna documentación.
Pero nadie pregunta por las llaves.
Meses después hay una avería:
“¿La llave del cuarto de agua?”
“La tenía el anterior presidente”.
“Pues ya no vive aquí”.
La solución es sencilla: la entrega de llaves debería formar parte del cambio de cargos.
Se puede preparar un pequeño inventario con cada llave, el número de copias y quién tiene cada una.
No hacen falta sistemas complicados.
Algo tan sencillo como:
“Cubierta: 3 copias. Presidente, administrador y empresa de mantenimiento”.
ya evita muchas dudas.
¿Es buena idea tener una caja de llaves en la comunidad?
Puede ser una muy buena solución si se hace correctamente.
Una caja cerrada y situada en un lugar seguro puede permitir centralizar las llaves que necesitan los técnicos.
Eso sí: no estamos hablando de dejar un llavero colgado detrás del mostrador del portal.
El sistema debería impedir que cualquier persona pueda coger una llave sin control.
También es importante que las etiquetas no creen riesgos innecesarios.
En vez de dejar claramente identificada una llave de acceso exterior junto a la propia puerta, puede utilizarse una codificación conocida por las personas responsables.
Lo importante es combinar dos necesidades:
que las llaves estén disponibles cuando hacen falta y que no estén disponibles para cualquiera.
¿Y si hay una emergencia y nadie tiene la llave?
Ahí es donde descubrimos si el sistema funcionaba.
Imagina una fuga importante en un cuarto cerrado.
O un técnico necesita acceder a una instalación y el único propietario con llave está fuera de Valencia.
Una comunidad debería prever estas situaciones antes de que ocurran.
Puede ser razonable que exista más de un custodio: por ejemplo, presidente y administrador, o presidente y conserje.
También hay que pensar en los proveedores que necesiten acceder regularmente.
La Ley de Propiedad Horizontal atribuye precisamente al administrador funciones relacionadas con la conservación del inmueble y la adopción de medidas urgentes.
Tener que buscar durante dos horas quién posee una llave no ayuda demasiado a cumplir esa función.
¿Puede un vecino hacer una copia sin avisar?
Si hablamos de una llave que se le ha entregado para utilizar normalmente una zona comunitaria, habrá que revisar las normas de la propia comunidad.
Pero cuando hablamos de cuartos técnicos o accesos restringidos, hacer copias y repartirlas sin control puede romper completamente el sistema de seguridad establecido.
La comunidad puede aprobar normas de uso para los elementos comunes dentro de los límites de la ley y de los estatutos.
Si se ha decidido limitar el acceso a una instalación por seguridad, no tendría sentido que un propietario pudiera multiplicar libremente las llaves y entregarlas a terceros.
¿Cómo debería organizar las llaves una comunidad?
No hace falta comprar un sistema electrónico de miles de euros.
Para muchas comunidades basta con un protocolo sencillo:
Primero, hacer inventario. Saber qué puertas cerradas existen.
Segundo, clasificar los accesos. No es lo mismo una terraza de uso vecinal que un cuarto eléctrico.
Tercero, decidir custodios. Presidente, administrador, conserje o proveedor cuando corresponda.
Cuarto, registrar las copias. Saber cuántas existen y quién las tiene.
Quinto, revisar el inventario cuando cambien cargos o proveedores.
Sexto, prever las urgencias. Tiene que existir una forma razonable de acceder cuando ocurre una avería.
Es una medida pequeña que puede evitar muchos problemas.
¿Qué papel tiene el administrador de fincas?
Aquí el trabajo del administrador de fincas es fundamentalmente organizativo.
Puede ayudar a identificar qué instalaciones necesitan acceso controlado, coordinar a los proveedores y proponer a la comunidad un sistema sencillo de custodia.
Además, cuando una empresa termina su contrato, puede comprobar que las copias se devuelvan.
Y cuando cambia el presidente, puede evitar que el nuevo cargo empiece preguntando:
“¿Alguien sabe qué abre esta llave?”
La propia Ley de Propiedad Horizontal atribuye al administrador la función de velar por el buen régimen de la casa, sus instalaciones y servicios y atender su conservación.
Gestionar correctamente los accesos forma parte práctica de ese trabajo.
¿Y si mañana hay una avería y nadie sabe quién tiene la llave?
Ese es el verdadero problema.
Mientras no ocurre nada, que las llaves estén repartidas sin control parece poco importante.
Hasta que hay una fuga.
Hasta que se para una instalación.
Hasta que llega un técnico que cobra el desplazamiento y tiene que marcharse porque nadie puede abrirle.
O hasta que descubrimos que una empresa que dejó de trabajar para la comunidad hace tres años todavía tiene acceso a una zona técnica.
Por eso una comunidad no necesita que todo el mundo tenga todas las llaves.
Necesita algo mucho más sencillo:
saber qué llaves existen, quién las custodia y cómo acceder a ellas cuando realmente hacen falta.
🏠 GD Fincas – Administrador de Fincas en Valencia
✅ Gestión de fincas cercana, eficaz y transparente.
📍 C/ Sagunto 203, pta. 7 – 46009 Valencia
📞 963 115 294 / 663 792 423
📧 info@gdfincas.com